Лизинг, покупка или аренда IT-оборудования: что лучше выбрать

Как и какое оборудование лучше всего выбрать при лизинг, покупке или аренде IT-оборудования

 

Рано или поздно каждый бизнес оказывается перед задачей срочного или масштабного обеспечения компании оборудованием. Например, когда открываются новые филиалы, увеличивается поток клиентов или штат сотрудников. Получить офисную технику можно несколькими способами: купить, арендовать или взять в лизинг. В каких случаях выбрать тот или иной вариант – расскажу, опираясь на свой опыт работы в должности руководителя отдела корпоративных продаж NBCom Group.

 

Когда офисная техника покупается планово, то сумма заранее выделяется из бюджета, и перед собственниками бизнеса не встает вопрос выбора, каким способом делать закупку. Но есть ситуации, когда техника нужна срочно, не запланировано, и средства в бюджете для ее покупки не предусмотрены. Именно это приводит заказчиков к мысли о других способах приобретения – аренда или лизинг. Разберемся, когда такое может произойти.

 

Когда плановой покупки недостаточно 

 

Срочное обновление офисной техники необходимо, когда существующее оборудование стало непригодным. Это поломки из-за форс-мажорных обстоятельств: пожар, затопление офиса и др. Также срочное обновление парка техники необходимо, если производитель перестал поддерживать оборудование или программное обеспечение, например, как в текущих реалиях.

 

Масштабное приобретение техники обычно происходит при расширении штата, количества подразделений или филиалов компании. Самая частая причина крупной закупки IT-оборудования – переезд из одного офисного помещения в другое, когда приходится дополнительно укомплектовывать рабочие места, организовывать зону ресепшен, рекреации, коридоры, переговорные комнаты, а также если существующий парк устройств перестал удовлетворять потребности бизнеса. 

 

Помимо этого, причиной масштабной закупки IT-оборудования в крупных компаниях является стремление к соответствию корпоративным стандартам и переход в оснащении офиса либо на монобренд, либо на несколько утвержденных производителей, оборудование которых удовлетворяет потребности пользователей и соответствует критериям IT-отдела и службы безопасности. 

 

Стандартизация хороша тем, что позволяет оптимизировать сервисное обслуживание, работу IT-службы и отдела информационной безопасности. На одинаковом оборудовании возникают аналогичные проблемы, а типовые задачи решать проще и быстрее. Стандартизация удобна и поставщикам, которым легче предугадывать заказы или держать у себя запас оборудования на случай срочной потребности.

 

Теперь, когда мы разобрались с причинами необходимости внеплановой покупки техники, рассмотрим варианты ее приобретения, в том числе, в условиях дефицита бюджета. Лизинг, покупка или аренда оборудования – сравним существующие варианты и определимся, когда выгоднее использовать каждый из них. 

 

Лизинг оборудования

 

Аналог рассрочке или целевого кредита для юридических лиц. Бизнес получает нужную технику и расплачивается за нее по системе ежемесячных платежей, только финансовое сопровождение находится не в ответственности банка, а на лизинговой компании. Это не увеличивает кредиторскую задолженность организации перед банком. Устройства после оформления договора числятся на балансе заказчика, но юридически принадлежат лизинговой компании, пока заказчик не выплатит всю сумму. 

 

Особенности лизинга

 

В сделке принимают участие три стороны: клиент, лизингодатель и поставщик оборудования. Чтобы заключить договор, юридическое лицо должно присутствовать на рынке не менее полугода.

1. Одно из главных преимуществ лизинга – он позволяет перевести затраты из капитальных в операционные. То есть заказчик не тратит сразу крупную сумму, а выплачивает ее по частям за весь период, который может определяться индивидуально.
2. Средний срок предоставления – до 3-х лет. В некоторых случаях можно заключить договор и на более долгий срок, до 5-и лет. Однако, как показывает практика, выгоднее всего для малого и среднего бизнеса будет выплатить стоимость техники за 12 месяцев.
3. Преимущество перед кредитом и арендой – заказчик может вернуть НДС от всей суммы договора, то есть от стоимости оборудования и процентов по лизингу. Также лизинг позволяет вернуть налог на прибыль

 

Кому выгодно

 

• Компаниям любого масштаба, которые не хотят изымать крупную сумму денег из оборота. Особенно выгоден лизинг малому и среднему бизнесу, для которого получение «классического» кредита в банке сопряжено с рядом трудностей.
• В нашей практике лизингом пользовались крупные организации, например, при закупке техники под переговорную. Также им пользуются стартапы, существующие на рынке шесть и более месяцев. Они, как правило, покупают ноутбуки для новых сотрудников. 

 

Аренда оборудования

 

Заказчик выбирает технику из того, что есть в наличии у арендодателя, и пользуется ей по договору аренды. Платит только за период использования. Оформление сделки происходит достаточно быстро, так как арендодатель не будет делать скоринг, запрашивать документы, подтверждающие кредитоспособность компании. Но заказчику придется потратить много времени на подбор нужных по техническим характеристикам устройств, чего-то уникального может не быть в наличии. 

 

Особенности аренды

 

1. Техника не числится на балансе компании, а расходы, связанные с арендой, – операционные.
2. У аренды нет ограничения по срокам, но в среднем ее оформляют до 12 месяцев. Аренда на большее время повлечет за собой риски сильно переплатить за оборудование.
3. С арендованной техникой нужно обращаться аккуратно, так как при возврате устройства проходят диагностику, и если выявляются повреждения, за них придется заплатить.
4. Арендодатель может взять на себя сервисное и техническое сопровождение.

 

Кому выгодно 

 

• Компаниям, которым не нужна техника на долгий срок. Например, если заказчик собрался провести 1–2 мероприятия, для чего потребовалась камера, а в дальнейшем он ее использовать не будет. В случае с мероприятиями арендовать можно не только технику, но и целое помещение, полностью подготовленное для съемок, переговоров и других потребностей бизнеса. 
• Также взять в аренду можно оборудование для продолжительного тестирования, если стандартный срок предоставления демо-образцов не устраивает. Например, NBCom Group предоставляет для бесплатного тестирования демо-версии оборудования сроком от пары дней до двух недель. После его истечения, клиент дает обратную связь по проведенному тестированию и либо принимает решение о покупке техники, либо продолжается подбор оборудования.

 

Покупка оборудования

 

Традиционная схема приобретения техники напрямую у поставщика. В договоре купли-продажи может указываться, помимо оборудования, ПО и дополнительные услуги (установка, монтаж и пр.). 

 

Особенности покупки

 

1. Основной плюс для заказчика в том, что не нужно проходить процедуру оформления документов, как при составлении договора на лизинг или аренду.
2. Техника числится на балансе компании, расходы идут по линии капитальных затрат. Кроме этого, на заказчика ложатся амортизационные расходы.
3. Для покупки требуется сумма из бюджета компании. И чем она больше, тем тяжелее ее выделить из бюджета, если покупка не была спланирована заранее.

 

Кому выгодно

 

Компаниям, у которых есть средства в бюджете и техника нужна срочно. Не придется готовить пакет документов, как для лизинга, и тратить время на поиск подходящих устройств в хорошем состоянии, как в случае с арендой. 

 

О стоимости на реальных кейсах 

 

Рассмотрим клиентские кейсы нашей компании NBCom Group, чтобы понять разницу в стоимости покупки, лизинга и аренды. 

 

Кейс №1

 

Одному заказчику-стартапу, занимающемуся разработкой мобильного приложения, понадобился мощный системный блок сроком на 12 месяцев. Для обеспечения нужд клиента был предложен системный блок собственной сборки NB Computers. Его технические характеристики были следующими: процессор Intel Core i9-12900K (16 cores) 3,2–5,2 ГГц, оперативная память – 64 ГБ DDR4, SSD объемом 2048 ГБ, видеокарта NVIDIA GeForce RTX 3090. Стоимость системного блока – 169 000 рублей. 

 

Далее для заказчика сравнили,  во сколько обойдется покупка за собственные средства и лизинг с арендой на срок 12 месяцев. 

Аренда оказалась самым дорогим вариантом, от неё заказчик решил отказаться и выбрал лизинг. Так как на тот момент организации не было возможности вывести из бюджета всю сумму за оборудование, а у лизинга были комфортные ежемесячные платежи в 14 000 рублей. 

 

По сравнению с покупкой переплата составила 28 773, 46 рублей. Однако у лизинга есть возможность вернуть НДС и налог на прибыль, что уменьшает сумму переплаты. Ознакомиться с расчетом можно на рисунке ниже. 

Кейс №2

 

Другой пример – компания, которой для корпоративных мероприятий потребовался интерактивный дисплей LG One:Quick Works. Его примерная стоимость составляла на тот момент 1 200 000 рублей. 

 

Для этого заказчика мы также посчитали стоимость разных форм приобретения оборудования при условии, что в год планировалось проводить 50 мероприятий (обучения, собрания и другие). 

Cтоимость проведения одного мероприятия: покупка – 24 000 рублей, аренда – 65 000 рублей, лизинг – 27 964, 12 рублей. 

 

Клиент остановил свой выбор на лизинге, так как, аналогично случаю выше, не было возможности сразу оплатить всю стоимость оборудования. Однако, если бы он рассматривал дисплей на 1–2 события в год, то выигрышнее всего была бы аренда. 

 

Подробный расчет дисплея в лизинг можно посмотреть на рисунке ниже.

 

Резюмируя

 

• Аренда выгодна компаниям, которым не нужна техника на долгий срок, где отсутствует IT-отдел, невозможно использовать капитальный бюджет.
• Покупка предпочтительна организациям, которым техника нужна срочно или планово, и есть средства в бюджете.
• Лизинг подойдет компаниям, которые не хотят или не имеют возможности тратить сразу крупную сумму на закупку оборудования, и им удобнее перевести расходы в операционные, т.е. выплачивать стоимость оборудования по частям.

Автор: Александер Ладнев

Источник: rusability.ru