Как организовать офис с оборудованием для колл-центра в бизнесе

Какое оборудование необходимо для организации офиса колл-центра

Телефонная поддержка и продажи никуда не денутся в ближайшее время. В соответствии с данными из открытых источников за 2020 год, 66% респондентов используйте телефон для поддержки, самый распространенный канал для любой возрастной группы.

Это большая часть того, почему колл-центры по-прежнему играют такую важную роль в создании отличного обслуживания клиентов. Потребители по-прежнему ожидают, что агенты колл-центра будут хорошо осведомлены, предупредительны и терпеливы по телефону. Ваш колл-центр должен постоянно поддерживать высокий уровень обслуживания клиентов, чтобы развивать отношения с клиентами.

Инструкция, которая поможет вам организовать оборудование для колл-центра в бизнесе и подобрать нужное оборудование.

Но создание собственного колл-центра - это большой проект, требующий тщательного планирования, и на этом пути легко споткнуться.

Определите основную цель (цели) вашего колл-центра

Прежде чем углубляться в реальную суть управления колл-центром, начните с вопроса о себе почему он вам нужен. После того, как вы четко определили основные цели своего колл-центра, подумайте, что вам понадобится для успешного ведения бизнеса колл-центра.

Ваши основные цели будут зависеть от ваших конкретных бизнес-потребностей:

• Если вы управляете небольшим бизнесом или стартапом, возможно, главная цель - увеличить лидогенерацию и привлечь новых клиентов или упростить обработку платежей и заказов
• Если вы отвечаете за более крупный бизнес, возможно, ваша главная цель удовлетворенность клиентов и предлагая лучшую общую поддержку

После того, как ваша основная цель (цели) установлена, вам необходимо использовать показатели колл-центра это может служить ключевыми показателями эффективности (KPI) для измерения успеха услуг вашего колл-центра.

Контактные центры используют несколько каналов (электронная почта, социальные сети, чат и т.д.)

Колл-центры сосредоточены исключительно на предоставлении услуг по традиционным телефонным линиям

Колл-центр должен работать более эффективно, поскольку все происходит в режиме реального времени, и не всегда есть время обдумать ответ. На самом деле, ожидания от телефонной поддержки выше, чем от любого другого канала — примерно 50% клиентов ожидают ответа менее чем за пять минут.
 

Определите бюджет вашего колл-центра

Прежде чем выбрать, какой тип колл-центра лучше всего соответствует вашему типу бизнеса, вам необходимо составить бюджет.

Выясните, сколько денег вы реально можете потратить на открытие колл-центра. Это может помочь вам определить детали того, как будет работать ваш колл-центр, например:

• Количество сотрудников
• Размер и расположение объектов
• Тип технологии и инструментов

При определении бюджета для вашего колл-центра вам нужно начать с составления ваших ежемесячных источников дохода, постоянных и переменных расходов, чтобы получить лучшее представление о том, сколько денег вы можете потратить.

Возможно, вы обнаружите, что создание колл-центра на месте нецелесообразно с финансовой точки зрения, и это поможет вам выбрать надежный вариант удаленной рабочей силы.

Организуйте офис с оборудованием для колл-центра

Разные типы предприятий требуют разных типов оборудования в соответствии с их бизнес-потребностями. Однако колл-центру часто требуются аналогичные типы программного обеспечения для выполнения повседневных задач. Колл-центр может принадлежать страховой компании, телемаркетингу или недвижимости, все они нуждаются в подобном программном обеспечении, а также оборудовании. Кроме того, существует два основных типа кампаний, таких как входящие кампании и исходящие кампании. Наиболее востребованным программным обеспечением остается программное обеспечение для управления исходящими кампаниями.

Настольные компьютеры, компьютеры или ноутбуки:

для поддержания баланса в быстро меняющейся рабочей среде важно иметь современный ноутбук или компьютер. Современный компьютер или ноутбук помогает одновременно управлять несколькими типами программного обеспечения. Кроме того, это также помогает обрабатывать большие данные и один за другим звонить.

USB-гарнитуры и микрофоны:

гарнитура - это оборудование для повышения производительности, а ее вспомогательное программное обеспечение помогает обеспечить эффективное разрешение для клиента. Перед запуском колл-центра важно иметь современные средства для прослушивания и говорения, чтобы добиться наилучшей производительности.

Обработчик данных:

обработчик данных действует как ключевое программное обеспечение для эффективного управления множеством данных колл-центра. Современное программное обеспечение для обработки данных может устранить многие проблемы и лазейки в системе и сэкономить время и энергию. Это даже устраняет необходимость в дополнительном оборудовании и бумаге.

Программное обеспечение для ведения записей вызовов:

программное обеспечение для записи вызовов очень удобно и служит всеобъемлющим облачным решением для колл-центра. Его наличие помогает клиенту, а также руководителю прослушать звонок и проверить обязательства, принятые по звонку. Программное обеспечение для записи звонков в большинстве случаев интегрировано с аналитическими системами и помогает получать точные результаты исследований.

Протокол передачи голоса по Интернету (VOIP):

передача голоса по IP - это важнейшее программное обеспечение, используемое в колл-центре, которое выполняет звонки через Интернет, а не по стационарным телефонам. Оно используется для обеспечения четкости при вызове и отслеживает записи звонков, сделанных из колл-центра. Программное обеспечение подключается к IP-адресу колл-центра, известного как IP-телефония.

Потребность в предиктивных номеронабирателях:

Предиктивный номеронабиратель - это основное программное обеспечение, необходимое практически каждому колл-центру. Он обладает такими важными функциями, как автоматический набор вызовов, удаление непродуктивных вызовов и неотвеченных вызовов. Это дополнительно устраняет отключенные вызовы и ответы на звонки, экономя много времени агентов.

Автоматический распределитель вызовов (ACD):

Автоматический распределитель вызовов (ACD) - широко известная телефонная система с искусственным интеллектом. Он автоматически распределяет звонки различным агентам. Программное обеспечение поддерживает большое количество входящих звонков и воспроизводит записанные сообщения.